ذهن‌خوانی آفیسرهای اداره مهاجرت

محتوای این مقاله از سایت Glomo ترجمه شده است. عنوان مقاله شناخت آفیسر اداره مهاجرت – هنر ظریف فکرخوانی آفیسر اداره مهاجرت (Anatomy of an Immigration Officer: The Subtle Art of Reading Your Case Officer’s Mind)

لینک مقاله

کریستوفر لوینگستون (Christopher Levingston) آفیسر سابق اداره مهاجرت: “من احتمالاً دارای گرایشات خفیف جامعه‌ستیزی (سوشیاپاتیک) هستم”.

اداره مهاجرت به پروفایل‌های قومی و نژادی بهتر جواب می‌دهد.

آفیسرهای اداره مهاجرت با متقاضیان زیادی در گذشته روبرو بوده‌اند، به همین خاطر می‌توانند راحت رفتار متقاضیان جدید را نیز پیش‌بینی کنند. اینکار که به نوعی ذهن‌خوانی است کمک می‌کند تا آنها نیازها و بررسی خود را بر این اساس تنظیم ‌کنند.

اینبار می‌خواهیم وضعیت را برعکس کنیم. یعنی در جایگاه متقاضی باشیم و ذهن‌ آفیسرهای مهاجرت را بخوانیم. می‌خواهیم ببینیم چه چیزهایی برای آنها مهم است. ما هزاران ساعت از تحقیقات و مطالعات خود و همکاران وکیل مهاجرتی را به پیش‌بینی نحوه رفتار آفیسرهای مهاجرت در موقعیت‌های مختلف اختصاص داده‌ایم.

این رویکرد که به نوعی “ذهن‌خوانی” است، سال‌ها است که در برنامه کاری ما است و به واسطه آن به موفقیت زیادی دست یافته‌ایم. امروز تجربیات خودمان را به صورت مکتوب درآورده‌ایم، تا اطلاعات برای شما نیز قابل استفاده باشد. و اما نتیجه….

نقل قولی که در ابتدای مباحث آمده، یک جمله واقعی از یک آفیسر سابق اداره مهاجرت است. شاید با خواندن این جمله از خودتان بپرسید که آیا همه آفیسرهای مهاجرت جامعه‌شناس هستند؟

طبق بررسی‌های ما: خیر.  حتی یک درصد هم اینطور نیست. اما مسئولیت چنین کاری معمولا به اشخاص آموزش دیده سپرده می‌شود.

اگر بتوانید آفیسرهای مهاجرت را خوب بشناسید، اگر بتوانید بفهمید که چه عواملی باعث می‌شوند که یک آفیسر موارد موجود در پرونده را تیک بزند، اگر بتوانید در آن شرایط بحرانی، نظر آفیسر را جلب کنید، شانس موافقت با درخواست ویزای شما بالا خواهد رفت.

کسی که قرار است درباره آینده زندگی شما تصمیم بگیرد، چه کسی است؟

به راستی این شخصیت مبهم که مابقی آینده شما تحت شعاع تصمیم اوست، کیست؟

واقعا، درباره یک آفیسر ​​مهاجرت چه می‌دانید؟

آیا آنها آدم‌های خوبی هستند؟ آیا آنها نیز به امور خیریه کمک می‌کنند؟ آیا دوست دارند تعطیلات اخر هفته گلف بازی کنند؟

 مسلما آنها هم آدم هستند، مثل بقیه آدم‌ها. موافقید یا نه؟

اجازه بدهید برای فهم بهتر، مبحث را با یک داستان فرضی ادامه بدهیم. اسم شخصیت اصلی داستان را Fred می‌گذاریم.

استخدام Fred در اداره مهاجرت

Fred آدم خوبی است. او اخیرا از یک دانشگاه معتبر فارغ‌التحصیل شده اما حرفه‌ای مدنظرش نیست. Fred شنیده است که دستمزد و مزایای مشاغل دولتی خیلی خوب است. به همین خاطر به چند سازمان مختلف دولتی رزومه‌کاری ارسال می‌کند، تا اینکه بالاخره اداره مهاجرت با درخواست وی موافقت می‌کند.

15 سال بعد

در این بازه زمانی، Fred چند بار ارتقاء مقام پیدا کرده و به دستور مقامات بالا، در شغلش جابجا شده است. برخی معتقدند که در اداره مهاجرت، جابجایی پرسنل در دپارتمان‌ها به منظور جلوگیری از فساد و رشوه‌خواری انجام می‌شود. اداره مهاجرت هرگز به آفیسرها اعتماد کامل نمی‌کند و برای جلوگیری از فساد مالی، معمولا آنها را تند تند جابجا می‌کند.

در این مدت Fred یادگرفته که باید تسلیم تصمیمات بشود. به همین خاطر با شنیدن هر تصمیمی، اول گوشه چشمی نازک می‌کند، ولی بعدش تسلیم می‌شود و به بخش جدید می‌رود. دوباره روز از نو و روزی از نو شروع می‌شود. او باید ویزاهای مختلف را بررسی کند و یاد بگیرد که چطور دوباره زمام کار را بدستش بگیرد.

کار در بخش‌های مختلف اداره مهاجرت متفاوت، اما اساس و ماهیتشان یکسان است. چنین تغییراتی معمولا کمی تو ذوق Fred می‌زنند. اگر دست خودش بود، خیلی از چیزها را در اداره مهاجرت تغییر می‌داد. اما هیچ کس از او نظر نمی‌پرسد.

در اداره مهاجرت، هرزگاهی نظرسنجی دوره‌ای پرسنل انجام می‌شود. اما فیدبک‌ها به ندرت اجرا می‌شوند. این روزها Fred حتی به خودش زحمت پاسخ دادن را هم نمی‌دهد. او با شاخص‌های کلیدی عملکرد آشنا است.

اجازه بدهید یک توضیح کوتاهی درباره شاخص کلیدی عملکرد بدهم تا فهم آن برای شما راحت‌تر بشود. شاخص کلیدی عملکرد که به KPI (Key Performance Indicator ) معروف است، روشی برای سنجش میزان خوب بودن عملکرد افراد و یا در سطح کلان‌تر میزان خوب بودن عملکرد سازمان و یا یک واحد سازمانی است.

با شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانیم بفهمیم که آیا هدف‌گذاری ما درست بوده یا آیا در پیمودن مسیر درست عمل کرده‌ایم؟ چقدر به اهداف نزدیک هستیم و… . با اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد به راحتی می‌توانید ببینید که کدام‌یک از اهداف کسب و کارتان محقق شده است.

KPI بسته به آماری که دولت در هر زمان دنبال می‌کند، تغییر می‌کند. برای Fred سخت است که بخواهد مطابق شاخص کلیدی عملکرد ادامه بدهد چون تیمش منابع کافی در اختیار ندارند. به همین خاطر همیشه نمی‌تواند آنطور که می‌خواهد در کارش پیش برود. اما در کل مهم نیست – Fred هیچ وقت با متقاضیان ویزا صحبت نمی‌کند. او فقط سرش را پایین می‌اندازد، پرونده را بررسی می‌کند و در اسرع وقت تصمیمات را می‌گیرد.

تلاش Fred برای برآوردن نیازهای شغلی‌اش

مسئولیت Fred به نوعی اجرای قانون است. اما مساله این است که در اداره مهاجرت، شرایط تند تند عوض می‌شود. چون او هیچ دوره‌ی حقوقی را نگذرانده است، پیگیری امور براش سخت می‌شود. مافوق‌های Fred معمولا تا آخرین لحظه از تغییرات اطلاعی ندارند. خب مساله این است که در چنین وضعی، او چطور باید متوجه بشود؟

Fred آدم دردسرسازی نیست

گاهی به Fred دستور داده می‌شود به سیاستی متوسل بشود که معتقد است با قانون و وجدانش مغایرت دارد. برخی اوقات او مجبور است با توجه به دستورات سیاسی که از مقامات بالا می‌آید، خلاف سیاست مهاجرت عمل کند. Fred از این وضعیت ناراضی است. به همین دلیل تصمیم می‌گیرد فکر کار کردن در ادارات دولتی را از سرش بدر کند تا دردسری درست نکند.

اما سوال اینجا است چرا Fred باید الان چنین تصمیمی را بگیرد؟ الان که دولت شروع کرده ربات‌های گوش به فرمان را به جای آفیسرهای پرونده بکار بگیرد ……..

نکته آموزنده داستان Fred

بسیاری از آفیسرهای اداره مهاجرت افرادی مهربان و درستکار هستند و با افتخار به مردم خدمت می‌کنند. البته من با موارد استثنایی (افراد بدبین ، نادان و قلدر) هم برخورد کرده‌ام. ولی خب در این مقاله جایش نیست در مورد آنها صحبت ‌کنم.

اما بیشتر از همه، با آدم‌هایی مثل Fred روبرو شده‌ام – کارگزارانی که فقط کار روتین خودشان را پیش می‌بردند و تلاش می‌کردند خودشان را (عمدتا) با شرایطی که پیش می‌آمد وفق بدهند.

اگر بتوانید Fred را خوب درک کنید، می‌توانید بفهمید که چیکار باید بکنید تا به درخواست ویزای شما پاسخ مثبت داده بشود. چون به هرحال در اداره مهاجرت، آفیسرهایی مثل Fred هستند که تصمیم‌گیرنده پرونده شما هستند.

در این قسمت چند نکته را برایتان معرفی می‌کنم که با درنظر گرفتن آنها می‌توانید آفیسرهای مهاجرت را بهتر بشناسید.

📌 شما برای مسئول پرونده اهمیتی ندارید

متاسفم، ولی حقیقت همین است.

به آن آفیسری که گرایش‌های سوشیاپاتیک (اجتماع‌ستیزی) دارد، فکر کنید.

پرونده شما حتی برای آفیسری (مثل Fred ) که به لحاظ روحی و روانی در وضعیت متعادلی است، مثل هزاران پرونده‌ای است که در روز با آن سروکار دارد.

آفیسرها هیچ وقت درک نمی‌کنند، تصمیمی که می‌گیرند چه تاثیر روی زندگی فرد می‌گذارد. به همین دلیل ممکن است دقیقاً قبل از ناهار به پرونده شما نگاه کنند. ممکن است آن لحظه بیشتر به فکر خوردن ناهار باشند تا آینده شغلی یا زندگی شما.

📌 آفیسر پرونده دوست دارد که کار پرونده راحت باشد

پرونده را برای آفیسر پیچیده و معماگونه نکنید. نباید آفیسر مجبور بشود زیاد فکر کند. مطمئن باشید در چنین شرایطی، افکار او بیشتر به سمت منفی می‌رود و ممکن است با درخواست ویزا موافقت نکند.

هرگونه کمبود و نقص در اطلاعات پرونده می‌تواند منجر به شک و تردید در آفیسر بشود. هرچه پرونده کامل و شسته و رفته باشد، سریع‌تر به جواب می‌رسید.

مثلا اگر قصد دارید برای ویزای همسر درخواست بدهید به مواردی اشاره کنید که دانستن آن برای مسئول پرونده مهم است. مطالب را تیتربندی کنید. در صورت نیاز زیر تیتر داشته باشید. شفاف‌گویی کنید. تاریخ‌های خیلی مهم (مثل تاریخ ازدواج) را به صورت هایلایت و در ابتدای توضیحات قرار دهید.

می‌توانید وقایع را به‌ترتیب زمان شرح بدهید. (البته اگر فکر می‌کنید اینکار موثر است.)

اگر احساس می‌کنید کسی می‌تواند مدارکی را که می‌خواهید برای درخواست ویزا ارائه بدهید، جعل کند، با ضمیمه کردن مدارک تکمیلی (مثلا فیش‌های حقوقی یا یک قرارداد کاری برای ویزای کار)، محکم‌کاری کنید. کمک به پرونده آفیسر، کمک به خودتان است. کاری کنید تا آفیسر به شما اعتماد کند. با اینکار می‌توانید به مرحله بعد صعود کنید.

📌 آفیسر پرونده کلاه‌برداری‌های زیادی را دیده است

یک اصل قدیمی در حقوق وجود دارد که به آن “یک دروغ و هزار دروغ” گفته می‌شود. آفیسرهای اداره مهاجرت با پرونده‌های اینچنینی زیادی مواجه می‌شوند. بنابراین می‌توانید انتظار داشته باشید که این افراد ممکن است با ذهنیت منفی به اپلیکیشن و اسناد شما رسیدگی کنند.

حالا خودتان را جای آنها بگذارید. اگر آنها مدام با پرونده‌های جعلی سر و کار داشته باشند و از طرفی مدیران دائماً به آنها گوش زد کنند که مراقب کلاه‌بردای و اسناد جعلی باشید، چرا باید به اپلیکیشن شما اعتماد کنند؟

این وظیفه شماست که حس اعتماد را در آنها ایجاد کنید. اگر نمی‌توانید ادعایی را ثابت کنید، اصلا آن را مطرح نکنید. اگر نمی‌توانید راست بودن سند اصلی را اثبات کنید، آن را ارائه نکنید. موارد اینچنینی فقط برای شما دردسر و گرفتاری درست می‌کنند.

باور کنید اگر آفیسرها به اطلاعاتی دست پیدا کنند که صحت ندارد، خیلی سریع پرونده را کنار می‌گذارند و می‌روند سراغ پرونده بعدی.

همین قضیه باعث خواهد شد کل پروسه ویزا ریجکت بشود. این تمام داستان نیست. همانطور که در مقاله قبلی به طور مفصل توضیح دادیم، عواقب چنین کارهایی خیلی جدی‌تر از آن چیزی است که فکر کنید.

📌 افسر پرونده نمی‌داند در فکر شما چه می‌گذرد

یک آفیسر براساس اسناد و مدارکی که از شما در دسترس دارد، تصمیم می‌گیرد. بنابراین لزومی نمی‌بیند که برای درک و شناخت شما تلاش کند.

👈 اگر موردی وجود دارد که فکر می‌کنید مطرح کردنش خیلی نیاز نیست و آفیسر مهاجرت خودش به آن پی خواهد برد، کاملا در اشتباه هستید.

👈 اگر فکر می‌کنید که آنها به سراغ اپلیکیشنی که قبلاً ارائه کرده‌اید می‌روند تا اطلاعات لازم را ازآنجا استخراج کنند، باز هم در اشتباه هستید.

👈 به خاطر داشته باشید که آنها حتی به سراغ اطلاعاتی که کارفرمای شما از طریق ارسال دعوت‌نامه کسب کرده است هم نمی‌روند.

👈 اگر نکته ای وجود دارد که باید گفته بشود، شفاف و واضح بگویید.

به عنوان مثال، اگر قرار است میزان حقوق و دستمزد بیزینستان را ثابت کنید، اسناد و مدارک مرتبط با سود و زیان را به مدارک ضمیمه و تا آنجا که می‌توانید شفاف‌سازی کنید. ارقام موجود در سند را هایلایت کنید. در قسمت گردش مالی، حقوق و دستمزد، قسمت ضرر و زیان را با عناوینی همچون ” P&L”  مشخص کنید.

اگر قرار است برای پارتنر خودتان درخواست ویزا کنید، برای اثبات رابطه، بهتر است یک عکس از خودتان و پارتنرتان را که در جمعی گرفته شده، به اسناد و مدارک ضمیمه کنید. عنوان کنید که این من و پارتنرم در مراسم ازدواج …… در تاریخ …

اگر قرار است برخی از سوالات را با عبارت ” لطفا پیوست را ببینید” پاسخ بدهید، حتما دقت کنید. اسناد به کجا پیوست شده است؟ چه مدارکی ضمیمه شده است؟ آفیسرها  قرار نیست دنبال چیزی بگردند.

اگر قرار است آفیسر را به بخش شرح مسئولیت‌ها سوق بدهید لطفا شفاف عمل کنید. مثلا بنویسید ” لطفا برای درک بیشتر مسئولیت در این حرفه، به بخش “شرح  وظایف” در سند مراجعه کنید.

مسئول پرونده قرار نیست از شما سوال کند تا به اطلاعات بیشتر برسد. شاید تصور شما این باشد که اگر یک آفیسر پرونده نتوانست آنچه را که برای تأیید اپلیکیشن نیاز است را پیدا کند، باید با شما تماس بگیرد و از شما سوال کند. چرا که وظیفه آنها ارائه خدمات به مردم است .

درست است؟ اگر اینطور فکر میکنید باز هم دراشتباه هستید.

این ویژگی اخلاقی اغلب با شاخص کلیدی عملکرد و شرایط که در اداره مهاجرت حاکم است، درتضاد است. هرگونه کاستی یا نقص در درخواست شما می‌تواند به طور بالقوه منجر به ریجکت فوری شود.

📌 آفیسر پرونده ممکن است آدم تنبلی باشد

درخواست شما خیلی راحت ممکن به دلیل اینکه مدارک لازم به آن ضمیمه نشده، یا حتی ضمیمه شده ولی چون آفیسر آن را ندیده است رد بشود.

اقلیت قابل‌توجهی از آفیسرهای اداره مهاجرت فقط می‌خواهند با کمترین کار ممکن در اسرع وقت به نتیجه برسند.

شاید این به خاطر فشار ناشی از شاخص کلیدی عملکرد یا شاید هم فقط ناشی از ذهنیتی است که  کارمندهای دولتی در سیستم قدیمی دارند.

ارسال تصمیمات یا درخواست‌های عجیب‌وغریب از سوی اداره مهاجرت به متقاضی برای کسب اطلاعات بیشتر، فقط با این واقعیت قابل توجیه است که آفیسر پرونده تنبلی کرده و حوصله بررسی دقیق اسناد را نداشته است.

اگر اسناد و مدارک دقیق و کاملی را ارائه کنید، افسر پرونده مجبور نمی‌شود وقتش را صرف جزئیات کند. به همین خاطر، خیلی راحت و سریع با درخواست ویزا موافقت می‌کند.

📌 آفیسر پرونده آموزش حقوقی ندیده است

آفیسرهای پرونده برای انجام مسئولیت نیازی به مدارک خاصی ندارند. شما با هر مدرکی می‌توانید در این حوزه، مشغول به کار بشوید. البته در برخی از دپارتمان‌ها استثناهایی هم وجود دارد.

شاید از خودتان بپرسید یعنی چه؟

کسی که آینده شما در دستان اوست، شاید شناخت کامل از قوانینی که باید اجرا کند را نداشته باشد. هر وقت تغییرات عمده‌ای در قانون ایجاد می‌شود، طول می‌کشد تا آفیسرهای مهاجرت آموزش کافی را ببینند. به همین خاطر ممکن است اشتباهاتی رخ بدهد. اشتباهاتی که می‌توانند آینده یک فرد را خراب کنند.

سیاست اداره مهاجرت به گونه‌ای است که معمولا راهنمایی‌های لازم را در اختیار پرسنل قرار می‌دهد. اما این سیاست همیشه به اندازه کافی واضح یا دقیق نیست. گاهی اوقات سیاست مهاجرت حتی با قانون نیز همخوانی ندارد. همین امر می‌تواند منجر به تصمیمات نادرست و رد درخواست ویزا بشود.

خب چه باید کرد؟

اول از همه اینکه، انتظار نداشته باشید که آفیسر پرونده تحقیق کند و ببیند که حکم آخرین قانون قضایی در مورد پرونده شما چیست؟  تقریباً همیشه این کار انجام نمی‌شود. موافقت با درخواست ویزا، به شما یا وکیل مهاجرت شما بستگی دارد.

بهتر است در مورد اینکه چطور اپلیکیشن شما با قوانین و سیاست‌های مرتبط مطابقت دارد، یک اظهاریه کتبی تهیه کنید. در مواردی که اپلیکیشن شما اصطلاحا گیروگوری دارد، یا در مواردی که از آفیسر پرونده (یا حتی وزیر) درخواست می‌کنید که رای و نظر بدهد، اینکار اهمیت دو چندانی پیدا می‌کند.

کلام آخر

با خواندن داستان فرضی Fred و نکاتی که گفتیم دیگر الان باید بدانید که تقریبا چه چیزهایی برای یک آفیسر پرونده مهم است. فراموش نکنید که آدم‌هایی مثل Fred در دنیای واقعی یک انسان هستند با فضیلت‌ها و رذایل مختلف (درست مثل همه آدم‌ها). این افراد در شرایط دشوار تلاش می‌کنند تا یک کار مهم را انجام دهند.

Fred جامعه شناس نیست و به احتمال زیاد، تفاوت چندانی با من یا شما ندارد. پس اگر بدانید که چه نکاتی برای یک آفیسر مهم است، می‌توانید از این اطلاعات در ارائه اپلیکیشن ویزا استفاده کنید تا به نتیجه مثبت برسید.